프로젝트 초반에는 회의 규칙까지 상세하게 설정할 정신이 없었다. 상세한 내용을 기획하고 프로젝트 생성만 하는데도 시간이 부족했다. 하지만 거의 매주 회의를 진행하다보니 현재 회의의 단점이 보이기 시작했다.
문제상황
- 안건을 말하고 설명하고, 해당 내용에 대해 생각하는데 시간이 오래걸림.
- 해당 부분에 개선이 필요했다. 말하는데 최소 3분 - 이해하는데 3분 - 생각하는데 3분. 이런식으로 본격적으로 이야기 하기 전까지 최소 5분 ~ 10분의 시간이 필요했다.
- 시간 부족
- 우리에게 주어진 시간은 단 1시간 뿐인데, 위의 여러가지 이유로 시간이 부족했다. 현재는 아니지만 당시에 내가 수면시간이 10 - 5였기 때문이다. 이미 나는 9시면 피곤해서 그로기 상태였다.
- 기록의 부재
- 우리가 열심히 얘기를 했는데 정작 책임을 가지고 작성하는 사람이 없어 무슨 이야기를 했는지 기억이 안났다. 어렴풋한 기억만 나고, 상세한 기억이 나지 않았다. 가장 큰 문제였다.
- 이로 인해 같은 얘기를 여러번 반복하게 되어 자원 낭비가 심했다.
- 회의 연습의 필요성 체감
- 이건 나의 개인적인 사유이다. 회사에서 막내라인에 속하는 나는 회사에서 보고회의만 진행한다. 의견을 나누는 자리가 아닌, 내가 저번주에 했던 내용을 보고하고 현재 진행상황을 이야기하는 회의만 진행했다.
- 이 보고회의에서도 말을 조리있게 하지 못한다는 것을 느껴, 회의 경험을 더 쌓고 싶었다.
역할 분배
우리 프로젝트의 멤버는 3명이니 역할을 3등분 하자고 제안했다. 열심히 회의에 대하여 서치하여 역할을 찾았다. 역할에 대한 나의 의도는 다음과 같았다.
회의 리더
전체적인 회의 진행을 맡는다. 안건별 시간을 분배하고, 안건에 대한 결론을 회의록에 작성한다. 안건의 시작과 끝을 맡으며 전체적인 회의 밸런스를 조정한다.
안건 리더
사전에 작성된 안건을 숙지하고, 안건 시작 이후 진행을 맡는다. 안건의 중간을 맡는다. 안건에 대한 세부 내용을 안건 시작직후 참여자들과 공유한다.
기록자
사전에 회의록을 만들어 참여자들이 안건을 작성하도록 한다. 회의 진행중에 나온 이야기들을 기록한다. 전체 기록이 어려울 경우, 최소한 논의된 안건과 그에 대한 결과라도 작성한다.
해당 역할분배의 문제점
처음에는 기록자만이 모든 기록을 하였는데, 회의 진행속도를 기록자가 못 따라가서 회의 리더가 결론 작성을 도와주기로 했다. 현재 이 포맷으로 2개월정도 진행하고 있는데, 안건 리더와 회의 리더의 역할이 모호하다. 아마도 .. 안건리더가 안건 숙지를 명확히 하지 않기 때문 같다. 아 이 내용이구나 넘겨짚는 경우가 많다.
내가 아닌 다른사람이 작성한 안건의 경우 모호하면 얘기를 해야하는데 그정도까지 시간을 사용하기 애매하고, 불편하고 비효율적인 것 같다. 이에 대해서는 좋은 방법을 고민하고 있다. 우선 팀원들에게 안건을 최대한 자세히 작성하도록 부탁하였다.
역할은 무조건 3개여야 하기 때문에... 다른 대안이 없기때문에... 이대로 그냥 진행중 ..
피드백 진행
회의 연습에 대한 나의 생각을 팀원들에게 공유했다. 다행히, 귀찮아하지 않고 내 의견을 지지해주었기에 회의 피드백을 주고받기 시작했다. 기분나쁘자고 하는건 아니니까, 날카롭지 않은 말로 피드백을 주고받는 연습을 하고 있다.
커뮤니케이션 능력이 향상되는 느낌이다.
배운점
그래도 해당 역할 분배를 통해 많이 배웠다.
내가 무엇을 말할지 정리하고, 어떻게 이야기할지, 상대가 이해하지 못했을때 어떻게 다시 설명할지 등을 고민하게 되었다. 후에 어떤식으로 발현할지 모르겠지만 차곡차곡 경험이 쌓이고 있는게 느껴진다. 초반보다 회의 효율이 80%정도 늘었다.
안건을 미리 공유하니 무의식중에라도 안건에 대해 생각하게 되고, 미리 준비해오게 된다.
추가적으로 디벨롭된 사항이 있다면 해당 내용에 대해서도 작성해보도록 하겠다.
노18킵고잉 !!
